Welche Unterlagen muss ein Minijob-Arbeitgeber führen? (Nachgefragt #22)
Eine Aufgabe von Arbeitgebern ist es, in den Entgeltunterlagen wichtige Angaben über jede Beschäftigung zu dokumentieren. Simone aus Finsterwalde möchte einen gewerblichen 450-Euro-Minijobber einstellen. Sie will von Anfang an alles richtig machen und wissen, was sie als Arbeitgeberin dokumentieren muss, damit bei einer späteren Betriebsprüfung nichts beanstandet wird.
Beantwortet! von Maik aus dem Service-Center:
Hallo Simone,
Arbeitgeber von gewerblichen Minijobbern haben die gleichen Pflichten wie Arbeitgeber von sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmern. Auch sie müssen für ihren Minijobber die Entgeltunterlagen führen und pflegen. Gut dokumentierte Entgeltunterlagen sind besonders wichtig und können letztendlich auch vor Beitragsnachforderungen schützen.
Die Entgeltunterlagen enthalten Angaben über jede Beschäftigung. Zu den üblichen Unterlagen zählen insbesondere:
- die Niederschrift über die wesentlichen Arbeitsbedingungen nach dem Nachweisgesetz (oder ein schriftlicher Arbeitsvertrag)
- die Aufzeichnungen über das Arbeitsentgelt, seine Zusammensetzung und zeitliche Zuordnung (oder Entgeltabrechnungen)
Darüber hinaus sind auch Angaben für die sozialversicherungsrechtliche Bewertung zu dokumentieren bzw. dazu Nachweise zu führen. Sie dienen insbesondere dem Betriebsprüfdienst der Rentenversicherung zur Überprüfung des Beschäftigungsverhältnisses. Zu den Entgeltunterlagen bei 450-Euro-Minijobs gehören konkret also auch:
- eine Erklärung des Minijobbers, ob er parallel weitere Beschäftigungen ausübt
- der Nachweis über die Ermittlung des regelmäßigen Arbeitsentgelts (=> mehr Infos auf dem Informationsportal für Arbeitgeber unter “Orientierung Neueinstellung”)
- die Stundenaufzeichnungen für den Mindestlohn
- der mit dem Eingangsdatum versehene Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht
In Zusammenarbeit mit der Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände (BDA) hat die Minijob-Zentrale einen Personalfragebogen für Minijobber entwickelt. Diese Checkliste erfüllt einen Großteil der Dokumentationspflichten. Den Personalfragebogen finden Sie hier.
Guten Tag, ich beschäftige meine Ehefrau als Minijobberin im Rahmen eines versicherungspflichtigen abhängigen Beschäftigungsverhältnisses, festgestellt durch DRV Bund.
Man sagte mir, dass die Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeit bei engen Familienangehörigen entfallen kann – ist das richtig oder müssen auch hier die geleisteten Stunden dokumentiert werden?
Hallo Andreas,
gewerbliche Arbeitgeber müssen für Minijobber detaillierte Stundenaufzeichnungen führen. Für Minijobber in Privathaushalten und bei der Beschäftigung von engen Familienangehörigen – Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers – besteht jedoch keine Aufzeichnungspflicht.
Freundliche Grüße
Ihr Blog-Team der Minijob-Zentrale
Was muss am Jahresende alles getan werden? Ich habe schon erfahren, das die Jahressummen (Entgelte) an die Unfallversicherung (BG) gemeldet werden müssen. Müssen noch weitere Meldungen erfolgen ? An die Krankenversicherung ? Rentenversicherung ? Minijobzentrale ? An das Finanzamt ?
Hallo Frank,
für Ihre Minijobber, welche über den Jahreswechsel hinaus beschäftigt sind, erstellen Sie eine Jahresmeldung zur Sozialversicherung mit dem Verdienst des gesamten Jahres 2020. Diese Jahresmeldung übermitteln Sie an die Minijob-Zentrale.
Ob und welche Meldung das Finanzamt benötigt bitten wir Sie, direkt dort zu erfragen.
Vielleicht interessiert Sie in diesem Zusammenhang auch unser Blogbeitrag “Minijobs 2021: Das ändert sich im neuen Jahr”: https://blog.minijob-zentrale.de/minijobs-2021-aenderungen/
Freundliche Grüße
Ihr Blog-Team der Minijob-Zentrale
[…] Angaben und Unterlagen ansonsten noch zu den Entgeltunterlagen gehören, können Sie in unserem Blog „Welche Unterlagen muss ein Minijob-Arbeitgeber führen? (Nachgefragt #22)“ […]
Hallo,
wie lange müssen die Fahrtenschreiber-Daten, welche übertragen werden in die monatl. Stundenaufzeichnungs-Dokumentationen und diese Stundenaufzeichnungen wiederum werden in AZ-Konten übertragen; aufbewahrt werden.
Wie lange muss jedes einzelne Dokument hiervon aufbewahrt werden?
Hallo,
Arbeitgeber sind verpflichtet für Ihrer Minijobber den Beginn, das Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen und diese Aufzeichnung mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
Freundliche Grüße
Ihr Blog-Team der Minijob-Zentrale
Der als Minijobber von unserer Hausverwaltung für die WEG eingestellte Hausmeister führt keinen Stundennachweis und die Hausverwaltung lehnt das auch mit der Begründung “… finden Sie mal einen, der das macht…!” ab. Der Wirtschaftsplan sieht mit den Nebenkosten mehr als 7.000 Euro p.a. für diese Position vor, ohne dass wir als Eigentümer einen Nachweis über die durchgeführten Tätigkeiten bekommen.
Konkrete Frage: Ist das Vorgehen der Hausverwaltung korrekt oder muss nicht auch schon unter sozialversicherungsrechtlichen Gründen (Prüfung) ein Stundennachweis geführt werden?
Danke für Ihre Antwort.
Hallo Astrid,
seit Einführung des Mindestlohns besteht die Pflicht, Arbeitszeiten von Minijobbern zu dokumentieren.
Für weitere Fragen zu diesem arbeitsrechtlichen Thema empfehlen wir Ihnen das Bürgertelefon des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales. Dieses erreichen Sie von Montag bis Donnerstag von 8.00 Uhr bis 20.00 Uhr unter der Telefonnummer: 030 / 221 911 004.
Freundliche Grüße
Ihr Blog-Team der Minijob-Zentrale
[…] Weitere Tipps zum Führen der Entgeltunterlagen finden Arbeitgeber übrigens in unserem Blog-Artikel Welche Unterlagen muss ein Minijob-Arbeitgeber führen? (Nachgefragt #22). […]
[…] Weitere Tipps zum Führen der Entgeltunterlagen finden Arbeitgeber übrigens in unserem Blog „Welche Unterlagen muss ein Minijob-Arbeitgeber führen?“. […]
Quatsch! funktioniert bei mir auch nicht!
Hallo,
wir haben die Funktionalität der Druck-Funktion nochmal überprüft und konnten dabei keine Einschränkungen feststellen.
Freundliche Grüße
Ihr Blog-Team der Minijob-Zentrale
[…] https://blog.minijob-zentrale.de/2017/12/13/welche-unterlagen-muss-ein-minijob-arbeitgeber-fuehren-n… […]
Guten Morgen, ich wollte auch mehrere Male den Ausdruck starten – vergeblich!!!
Wäre schön, wenn man das Ganze auch ausdrucken könnte. Der Button funktioniert nicht.
Guten Morgen Frau Schwarz,
wir haben die Funktionalität des Buttons geprüft und keine Einschränkungen feststellen können.
Bitte versuchen Sie es erneut.
Freundliche Grüße
Ihr Blog-Team der Minijob-Zentrale