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Welche Unterlagen muss ein Minijob-Arbeitgeber führen? (Nachgefragt #22)

Eine Aufgabe von Arbeitgebern ist es, in den Entgeltunterlagen wichtige Angaben über jede Beschäftigung zu dokumentieren. Simone aus Finsterwalde möchte einen gewerblichen 450-Euro-Minijobber einstellen. Sie will von Anfang an alles richtig machen und wissen, was sie als Arbeitgeberin dokumentieren muss, damit bei einer späteren Betriebsprüfung nichts beanstandet wird.

Beantwortet! von Maik aus dem Service-Center:

Hallo Simone,

Arbeitgeber von gewerblichen Minijobbern haben die gleichen Pflichten wie Arbeitgeber von sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmern. Auch sie müssen für ihren Minijobber die Entgeltunterlagen führen und pflegen. Gut dokumentierte Entgeltunterlagen sind besonders wichtig und können letztendlich auch vor Beitragsnachforderungen schützen.

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„Gut dokumentierte Entgeltunterlagen sind wichtig.“

Die Entgeltunterlagen enthalten Angaben über jede Beschäftigung. Zu den üblichen Unterlagen zählen insbesondere:

  • die Niederschrift über die wesentlichen Arbeitsbedingungen nach dem Nachweisgesetz (oder ein schriftlicher Arbeitsvertrag)
  • die Aufzeichnungen über das Arbeitsentgelt, seine Zusammensetzung und zeitliche Zuordnung (oder Entgeltabrechnungen)

Darüber hinaus sind auch Angaben für die sozialversicherungsrechtliche Bewertung zu dokumentieren bzw. dazu Nachweise zu führen. Sie dienen insbesondere dem Betriebsprüfdienst der Rentenversicherung zur Überprüfung des Beschäftigungsverhältnisses. Zu den Entgeltunterlagen bei 450-Euro-Minijobs gehören konkret also auch:

In Zusammenarbeit mit der Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände (BDA) hat die Minijob-Zentrale einen Personalfragebogen für Minijobber entwickelt. Diese Checkliste erfüllt einen Großteil der Dokumentationspflichten. Den Personalfragebogen finden Sie hier.

12 Kommentare zu “Welche Unterlagen muss ein Minijob-Arbeitgeber führen? (Nachgefragt #22)”

  1. Hallo,
    wie lange müssen die Fahrtenschreiber-Daten, welche übertragen werden in die monatl. Stundenaufzeichnungs-Dokumentationen und diese Stundenaufzeichnungen wiederum werden in AZ-Konten übertragen; aufbewahrt werden.
    Wie lange muss jedes einzelne Dokument hiervon aufbewahrt werden?

    1. Hallo,

      Arbeitgeber sind verpflichtet für Ihrer Minijobber den Beginn, das Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen und diese Aufzeichnung mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

      Freundliche Grüße

      Ihr Blog-Team der Minijob-Zentrale

      1. Der als Minijobber von unserer Hausverwaltung für die WEG eingestellte Hausmeister führt keinen Stundennachweis und die Hausverwaltung lehnt das auch mit der Begründung „… finden Sie mal einen, der das macht…!“ ab. Der Wirtschaftsplan sieht mit den Nebenkosten mehr als 7.000 Euro p.a. für diese Position vor, ohne dass wir als Eigentümer einen Nachweis über die durchgeführten Tätigkeiten bekommen.
        Konkrete Frage: Ist das Vorgehen der Hausverwaltung korrekt oder muss nicht auch schon unter sozialversicherungsrechtlichen Gründen (Prüfung) ein Stundennachweis geführt werden?
        Danke für Ihre Antwort.

        1. Hallo Astrid,

          seit Einführung des Mindestlohns besteht die Pflicht, Arbeitszeiten von Minijobbern zu dokumentieren.

          Für weitere Fragen zu diesem arbeitsrechtlichen Thema empfehlen wir Ihnen das Bürgertelefon des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales. Dieses erreichen Sie von Montag bis Donnerstag von 8.00 Uhr bis 20.00 Uhr unter der Telefonnummer: 030 / 221 911 004.

          Freundliche Grüße

          Ihr Blog-Team der Minijob-Zentrale

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