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Sind Anträge auch ohne Unterschrift des Minijobbers gültig? (Nachgefragt #37)

Der neue Minijobber von Arbeitgeberin Karin möchte keine Beiträge zur Rentenversicherung zahlen. Er hat den Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht von der Internetseite der Minijob-Zentrale heruntergeladen, ausgefüllt und per E-Mail an Karin versandt. In dem elektronisch ausgefüllten PDF-Dokument fehlt jedoch die Unterschrift des Minijobbers.

Karin möchte nun wissen, ob sie auf die Unterschrift des Minijobbers auf dem Befreiungsantrag bestehen muss, damit der Antrag gültig ist.

Beantwortet von Susan aus dem Service-Center:

Hallo Karin,

Susan aus dem Service-Center der Minijob-Zentrale

Ihr Minijobber muss den Befreiungsantrag unterschreiben, damit er Wirkung entfaltet. Solange die Unterschrift nicht nachgeholt wird, ist der Minijob rentenversicherungspflichtig zu behandeln.

Die Übersendung des Originals auf dem Postweg ist übrigens nicht erforderlich. Ihr Minijobber kann den unterschriebenen Befreiungsantrag auch einscannen und Ihnen per E-Mail übermitteln oder, sofern dies in Ihrer Firma existiert, über einen personifizierten Account zur Verfügung stellen. Eingescannte unterschriebene Dokumente sind (auch für die Betriebsprüfung) ausreichend.

Wichtig:
Nicht nur beim Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht sollten Sie als Arbeitgeberin auf die Unterschrift achten. Sämtliche Anträge, Angaben und Erklärungen Ihres Minijobbers, die zu den Entgeltunterlagen hinzugefügt werden müssen, bedürfen grundsätzlich der Schriftform und müssen von Ihrem Minijobber unterschrieben sein. Hierzu gehört insbesondere auch der Einstellungsfragebogen. Wird die Schriftform nicht eingehalten, tragen Sie als Arbeitgeberin das Risiko, eventuell Beiträge nachzahlen zu müssen.

Weitere Tipps zum Führen der Entgeltunterlagen finden Arbeitgeber übrigens in unserem Blog-Artikel Welche Unterlagen muss ein Minijob-Arbeitgeber führen? (Nachgefragt #22).

Weitere Informationen und Links zum Thema:

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Matthias
Matthias
20 Tage zuvor

Guten Tag,
ich habe hierzu auch noch eine Frage. Sie schreiben: “Die Übersendung des Originals auf dem Postweg ist übrigens nicht erforderlich. Ihr Minijobber kann den unterschriebenen Befreiungsantrag auch einscannen und Ihnen per E-Mail übermitteln […]. Eingescannte unterschriebene Dokumente sind (auch für die Betriebsprüfung) ausreichend.” Gemäß § 9 Abs. 5 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) müssen schriftliche Entgeltunterlagen mit gesetzlichem Unterschriftserfordernis aber bei der Überführung in die elektronische Form mit einer fortgeschrittenen Signatur versehen werden. Wenn dies nicht erfolgt, müssen die Originale zusätzlich in Papierform aufbewahrt werden (Nr. 2.1.3 der Gemeinsamen Grundsätze nach § 9a BVV für die Entgeltunterlagen nach § 8 BVV und für die Beitragsabrechnung nach § 9 BVV). Wie passt das zusammen? Wenn der Mitarbeiter den Antrag selbst einscannt und ihn per E-Mail schickt, liegt dem Arbeitgeber das Original ja gar nicht vor … Und was ist genau gemeint mit “mit einer fortgeschrittenen Signatur versehen”? Danke.
Viele Grüße
Matthias

Matthias
Matthias
Reply to  Team der Minijob-Zentrale
19 Tage zuvor

Danke, aber das ist leider keine Antwort auf meine Frage. Vielleicht könnten Sie sich dazu ja noch äußern …

Andreas
Andreas
4 Monate zuvor

Guten Tag,
wie sieht es denn aus mit einer elektronischen Unterschrift? Ist diese auch gültig bzw. wird diese akzeptiert? Der Geschäftsführer ist viel unterwegs und hat keine Möglichkeiten zum Scannen.
Vielen Dank im Voraus.
Viele Grüße
Andreas

Frank
Frank
7 Monate zuvor

Hallo,

zu Ihren Ausführungen noch eine Frage. Auf welche Gesetzesgrundlage berufen Sie sich, wenn Sie ausführen, dass die Unterschrift auf dem Befreiungsantrag zwingend erforderlich ist? Es heißt im §6 Absatz 1b SGB VI lediglich, dass ein schriftlicher Antrag vorliegen muss und nicht, dass dieser auch unterschrieben sein muss. Mann kann es zwar so vermuten oder interpretieren, aber es ist nicht explizit so ausgeführt. Hintergrund dieser Frage ist, dass wir als AG den Vorgang digitalisieren wollen und wir keine Unterschrift mehr bekommen werden. Ist es also ausreichend, wenn der MA digital (per Haken) bestätigt, dass er sich von der RV Pflicht befreien lassen möchte?

Beste Grüße
Frank

Karin
Karin
Reply to  Team der Minijob-Zentrale
7 Monate zuvor

Hallo,
dazu hätte ich auch noch eine Frage: Muss denn auch der Arbeitgeber zwingend unterschreiben? Von Prüfern wird dies bemängelt wenn auch diese Unterschrift fehlt. Aber dazu können wir ebenfalls keine Grundlage gefunden.
Viele Grüße Karin

Bernhard
Bernhard
Reply to  Team der Minijob-Zentrale
2 Monate zuvor

Im Gesetz (Par. 6 Abs. 1b S.2 SGB VI) heisst es eindeutig schriftlich. Es ist daher davon auszugehen, dass die Schriftform nach Par. 126 (1) BGB anzuwenden ist und die Unterschrift auf dem Original erfolgt sein muss oder nur nach Par. 126a BGB mit einer qualifizierten elektronischen Signatur ersetzt werden kann.
Ist wirklich sichergestellt dass mir als Arbeitgeber eine eingescannte Version reicht?