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Zuletzt aktualisiert am 10. Juni 2021

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Der Beitragsnachweis – Das müssen Arbeitgeber beachten

Beiträge zur Sozialversicherung oder Steuern – auch bei Minijobs müssen die Arbeitgeber mit einem Beitragsnachweis die Höhe der zu zahlenden Abgaben mitteilen. Zuständige Einzugsstelle für Minijobs ist die Minijob-Zentrale. Wie Arbeitgeber den Beitragsnachweis richtig nutzen und worauf zu achten ist, erklären wir in diesem Beitrag.

Was ist ein Beitragsnachweis?

Mit dem Beitragsnachweis teilen Arbeitgeber die Summe der Abgaben mit, die sie insgesamt für alle Minijobber in einem Kalendermonat zahlen müssen. Der Beitragsnachweis enthält also keine Angaben zu den Abgaben für jeden einzelnen Minijobber. 

Der Beitragsnachweis enthält jeweils gesondert aufgeführt die Summen für 

  • die Beiträge zur Krankenversicherung,
  • die Beiträge zur Rentenversicherung,
  • die einheitliche Pauschsteuer,
  • die Umlagen zur Arbeitgeberversicherung und
  • die Umlage zur Insolvenzgeldversicherung.

Je nachdem, ob es sich um einen 450-Euro-Minijob oder um einen kurzfristigen Minijob handelt, fallen unterschiedliche Abgaben an. Mit unserem Minijob-Rechner können Sie die Abgaben für einen 450-Euro-Minijob ganz einfach berechnen.

Wann muss der Beitragsnachweis übermittelt werden?

Der Arbeitgeber muss den Beitragsnachweis jeden Monat bis zu einem festen Termin – spätestens zwei volle Bankarbeitstage vor der Fälligkeit der Beiträge – übermitteln. Da der Zeitpunkt für die Fälligkeit der Abgaben der drittletzte Bankarbeitstag des Monats ist, muss der Beitragsnachweis der Minijob-Zentrale also spätestens um 0:00 Uhr des fünftletzten Bankarbeitstages des laufenden Monats vorliegen. 

Wird er nicht rechtzeitig übermittelt, schätzt die Minijob-Zentrale die voraussichtliche Höhe der Beitragsschuld. Eine Übersicht über die monatlichen Übermittlungs- und Fälligkeitstermine finden Sie auf unserer Internetseite.

Zum Zeitpunkt der Übermittlung der Daten ist der Monat noch nicht abgeschlossen. Daher steht in vielen Fällen, insbesondere bei Stundenlöhnern, die Höhe des beitragspflichtigen Arbeitsentgelts und damit die Höhe der Abgaben für den jeweiligen Beitragsmonat noch nicht endgültig fest. Der Gesetzgeber bietet den Arbeitgebern für diesen Fall zwei Alternativen an, wie sie die Abgaben festsetzen und zahlen können. Nähere Informationen über diese verschiedenen Möglichkeiten finden Sie auf unserer Internetseite unter “So ermitteln Sie die Höhe Ihrer Abgaben”.

Gut zu wissen: Für geringe Abgaben bis zu 7,00 Euro gilt eine Sonderregelung. Mehr Informationen dazu finden Sie hier.

Wie wird der Beitragsnachweis übermittelt?

Wie die Meldungen zur Sozialversicherung können auch die Beitragsnachweise grundsätzlich nur mit einem elektronischen Datensatz aus systemgeprüften Programmen oder mittels maschinell erstellter Ausfüllhilfen eingereicht werden. Für Arbeitgeber, die keine systemgeprüften Programme einsetzen, haben die Krankenkassen die Ausfüllhilfe “sv.net” entwickelt. Mit diesem Programm können Meldungen und Beitragsnachweise unkompliziert erstellt und online an die Minijob-Zentrale übermittelt werden.

Welche Besonderheiten sind zu beachten?

  • Dauer-Beitragsnachweis
    Erhalten die geringfügig Beschäftigten des Betriebes jeden Monat einen gleichbleibend hohen Verdienst, ändert sich die Höhe der zu zahlenden Abgaben oft über einen längeren Zeitraum nicht. Arbeitgeber können dann einen sogenannten Dauer-Beitragsnachweis einreichen und sich dadurch die monatliche Datenübermittlung sparen. Ein als Dauer-Beitragsnachweis gekennzeichneter Beitragsnachweis bleibt solange gültig, bis der Arbeitgeber – z. B. wegen geänderter (Gesamt)Verdienste – einen neuen (Dauer-)Beitragsnachweis einreicht. 

    Ändern sich Beitragssätze und ergeben sich dadurch neue Abgaben, passt die Minijob-Zentrale vorliegende Dauer-Beitragsnachweise automatisch an.

  • Null-Beitragsnachweis
    Fallen in einem Monat, z. B. aufgrund von unbezahltem Urlaub, keine Abgaben an, müssen Arbeitgeber trotzdem einen Beitragsnachweis einreichen und die Summen mit “0 Euro” ausweisen. Anderenfalls wäre die Minijob-Zentrale gezwungen, die Beitragshöhe zu schätzen. 

Alle Informationen zu Beitragsnachweisen gibt es auch hier zum Nachlesen. 

Sie haben Fragen oder Anmerkungen zum Thema Beitragsnachweise? Schreiben Sie uns diese gerne in die Kommentare.

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Elsa Hassel-Schömann
Elsa Hassel-Schömann
2 Monate zuvor

Das Übermittlungsdatum 24.05. für den Beitragsnachweis Mai 2021 ist unglücklich gewählt, da “Pfingstmontag”. Alle übrigen GKV geben den 25.05.2021 als letzten Übermittlungstag an.

Achim Kurz
Achim Kurz
Reply to  Elsa Hassel-Schömann
1 Monat zuvor

Das Abgabedatum vor das Ende des Monats zu legen, hatte sich Ulla Schmidt SPD ausgedacht. Eine mega Schweinerei, da man daher immer alles zweimal rechnen muss. Hoffentlich kommen da irgendwann wieder Menschen mit gesundem Menschenverstannd an die Macht.