Eine Aufgabe von Arbeitgebern ist es, in den Entgeltunterlagen wichtige Angaben über jede Beschäftigung zu dokumentieren. Simone aus Finsterwalde möchte einen gewerblichen 450-Euro-Minijobber einstellen. Sie will von Anfang an alles richtig machen und wissen, was sie als Arbeitgeberin dokumentieren muss, damit bei einer späteren Betriebsprüfung nichts beanstandet wird.

Beantwortet! von Maik aus dem Service-Center:

Hallo Simone,

Arbeitgeber von gewerblichen Minijobbern haben die gleichen Pflichten wie Arbeitgeber von sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmern. Auch sie müssen für ihren Minijobber die Entgeltunterlagen führen und pflegen. Gut dokumentierte Entgeltunterlagen sind besonders wichtig und können letztendlich auch vor Beitragsnachforderungen schützen.

„Gut dokumentierte Entgeltunterlagen sind wichtig.“

Die Entgeltunterlagen enthalten Angaben über jede Beschäftigung. Zu den üblichen Unterlagen zählen insbesondere:

• die Niederschrift über die wesentlichen Arbeitsbedingungen nach dem Nachweisgesetz (oder ein schriftlicher Arbeitsvertrag)
• die Aufzeichnungen über das Arbeitsentgelt, seine Zusammensetzung und zeitliche Zuordnung (oder Entgeltabrechnungen)

Darüber hinaus sind auch Angaben für die sozialversicherungsrechtliche Bewertung zu dokumentieren bzw. dazu Nachweise zu führen. Sie dienen insbesondere dem Betriebsprüfdienst der Rentenversicherung zur Überprüfung des Beschäftigungsverhältnisses. Zu den Entgeltunterlagen bei 450-Euro-Minijobs gehören konkret also auch:

• eine Erklärung des Minijobbers, ob er parallel weitere Beschäftigungen ausübt
• der Nachweis über die Ermittlung des regelmäßigen Arbeitsentgelts (=> mehr Infos auf dem Informationsportal für Arbeitgeber unter „Orientierung Neueinstellung“)
• die Stundenaufzeichnungen für den Mindestlohn
• der mit dem Eingangsdatum versehene Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht

In Zusammenarbeit mit der Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände (BDA) hat die Minijob-Zentrale einen Personalfragebogen für Minijobber entwickelt. Diese Checkliste erfüllt einen Großteil der Dokumentationspflichten. Den Personalfragebogen finden Sie hier.