Blick in unser Service-Center (Teil 1/2):

In Spitzenzeiten bis zu 10.000 Anrufe rund um Minijobs

„Service-Center der Minijob-Zentrale – Guten Tag“. Mit diesem Satz werden die Anrufer im Service-Center der Minijob-Zentrale in Cottbus begrüßt. Wenn Daniela Reuter, Leiterin des Service-Centers, um 7 Uhr ihren Arbeitstag beginnt, nehmen zeitgleich ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schon die ersten Anrufe des Tages entgegen. Bis 17 Uhr kümmern sie sich von Montag bis Freitag um alle Anliegen und Fragen rund um das Thema Minijob.

Was in der Telefon-Zentrale der Minijob-Zentrale so passiert und wie Aufgaben und Einsätze geplant werden, darüber berichtet hier die Leiterin des Service-Centers Daniela Reuter:

Seit Gründung im Jahr 2003 sichert das Service-Center die telefonische Erreichbarkeit der Minijob-Zentrale. In der „Alten Tuchfabrik“, dem Sitz des Service-Centers, verteilen sich die 160 Beschäftigten auf zwei Etagen. Hin und wieder haben Anrufer die Bitte, doch erneut die nette Dame sprechen zu wollen, die sie vor einigen Tagen beraten hat. Schnell mal den Telefonhörer weiterreichen, ist daher nicht ganz so einfach.

Um eine hohe Erreichbarkeit sicherzustellen, bedarf es einer vorausschauenden und gut durchdachten Planung. So wird die Personaleinsatzplanung immer wieder neu angepasst. Berücksichtigt werden hierbei die in den vergangenen Jahren gemachten Erfahrungswerte der eingegangenen Anrufe sowie aktuelle personelle Gegebenheiten. Jeder Anrufer soll so schnell wie möglich beraten werden.

Fallen zum Beispiel während einer Grippewelle mehrere Mitarbeiter aus, so kommt es uns sehr entgegen, dass alle Mitarbeiter umfassend ausgebildet sind und flexibel eingesetzt werden können. Trotzdem kann es dann morgens schon einmal sehr hektisch werden, bis unsere Einsatzpläne wieder bestmöglich umgestellt sind. Auswirkungen auf die Qualität der Beratungen dürfen nicht entstehen. Dies gilt im Übrigen auch für die eingehenden E-Mails, Faxe und Briefe. Auch diese werden teilweise hier beantwortet.

Betreuung von rund 7 Mio. Minijobbern und rund 2 Mio. Arbeitgebern deutschlandweit

Durchschnittlich erreichen uns täglich zwischen 5.000 und 6.000 Anrufe. Zu Spitzenzeiten sind es auch schon einmal über 10.000. Gründe dafür sind unter anderem gesetzliche Änderungen im Minijob-Bereich, Neuregelungen zum Jahreswechsel oder spezielle Anschreibe-Aktionen der Minijob-Zentrale.

Neben diesen täglich stark schwankenden Anruferzahlen hat sich bei der Koordination der eingehenden Anrufe herausgestellt, dass es auch im Tagesverlauf bestimmte Zeiten gibt, in denen besonders häufig angerufen wird. Zu diesen sog. Bugwellen würde ich mir dann gerne den einen oder anderen Mitarbeiter zusätzlich wünschen, um Wartezeiten in der Hotline zu verringern. Manchmal ist es daher ratsam, zu einer anderen Tageszeit anzurufen. Früh morgens sind beispielsweise in der Regel noch nicht so viele Anrufe zu verzeichnen. Insgesamt betreut die Minijob-Zentrale rund 7 Millionen Minijobber und rund 2 Millionen Arbeitgeber in Deutschland

Bei der Koordination der Arbeiten steht das Service-Center in engem Kontakt zu den anderen Dienstleistungsbereichen der Minijob-Zentrale. Ohne einen täglichen Austausch wäre unsere Arbeit gar nicht zu schaffen. Einerseits sind wir selbst immer auf die neuesten Informationen angewiesen und müssen wissen, was bei uns im Hause passiert. Andererseits geben wir die von uns im Gespräch mit den Anrufern gewonnenen Hinweise und Ratschläge weiter, um die Arbeitsprozesse in der Minijob-Zentrale weiter zu optimieren..

Neben dem Service-Center in Cottbus arbeiten weitere Kollegen der Minijob-Zentrale vorwiegend in den sogenannten Backoffices. Diese sind auf die drei Standorte Essen, Gelsenkirchen und Cottbus verteilt. Dort wird insbesondere das Melde- und Beitragsverfahren für alle Minijobber in Deutschland betreut und abgewickelt. Trotz der räumlichen Distanz zum Standort Essen steht allen Mitarbeitern beispielsweise die dort eingehende Post noch am selben Tag zur Verfügung. Sämtlicher Schriftverkehr der Minijob-Zentrale wird gescannt und über ein Dokumenten-Management-System auf die Bildschirme gebracht.

(zum zweiten Teil unseres Berichts aus dem Service-Center)

10 Kommentare zu “Blick in unser Service-Center (Teil 1/2):

  1. Guten Tag liebes Team,
    Ich arbeite seid11.2008 als Zeitungs- und Postzusteller in der Nacht auf 450,00€ Basis. Ab März 2017 beziehe ich Altersrente, und habe einen weiteren Bezirk übernommen und somit Steuerpflichtig geworden. Im Oktober bin ich für 10 Wochen Krank gewesen. Als ich wieder die Arbeit aufnahm, hatte man mir den weiteren Bezirk einfach weggenommen ohne mich zu Informieren. Normalerweise hätte mich der Arbeitgeber ummelden müssen. Ich habe den Arbeitgeber drei mal aufgefordert dieses zu ändern. Wie gewohnt, passierte nichts. Somit werden mir Steuern und Sozialabgaben abgezogen. Auch mein Hinweis, das ja auch der Arbeitgeber seinen Anteil bezahlen muss, wurde ignoriert.
    Was und wie kann ich den Arbeitgeber dazu bringen , endlich die Angelegenheit zu ändern
    Oder ist es ratsam einen Anwalt einzuschalten?
    Ich bedanke mich für Ihre Bemühungen

    Gefällt 1 Person

    • Hallo Daniel,

      wenn zwei Beschäftigungen in jeweils verschiedenen Staaten ausgeübt werden, gilt das Sozialversicherungsrecht nur eines Staates. Es muss daher vor Beschäftigungsbeginn geprüft werden, ob das deutsche oder luxemburgische Recht gilt. Danach richtet sich auch, in welchem Land beide Beschäftigungen angemeldet werden.

      Wenden Sie sich zur Klärung bitte an Ihre zuständige Krankenkasse.

      Wenn nach erfolgter Prüfung das deutsche Recht anzuwenden ist, können Sie neben einer versicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung noch einen Minijob ausüben.

      Freundliche Grüße

      Ihr Blog-Team der Minijob-Zentrale

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  2. Hallo
    Ich habe eine Frage und zwar habe ich einen Minijob .Gehe zwei Wochen je 3 std am Tag von Montag bis Freitag im Monat als Reinigungskraft arbeiten und habe einen Stundenlohn von 9,25Euro.
    Berechnet werden 12 Stunden Arbeitszeit die Woche von Montag bis Freitag hat aber 15 Stunden nicht 12.
    Wenn ich für meine Kollegin arbeiten muss da Urlaub oder auch im Krankheitsfall komme ich auf viel mehr Stunden.Jetzt habe ich ein Gehalt von 111 euro und das deckt kaum die Fahrtkosten ab.
    Vielleicht haben Sie ja einen Rat für mich.

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    • Hallo T.Kapp,

      wir können Ihnen daher nur empfehlen Ihren Sachverhalt direkt mit Ihrem Arbeitgeber als Vertragspartner zu klären.

      Zu weiteren arbeitsrechtlichen Fragen wenden Sie sich bitte an das Bürgertelefon des Bundesministerium für Arbeit und Soziales.
      Dieses erreichen Sie von Montag bis Donnerstag von 8.00 Uhr bis 20.00 Uhr unter der Telefonnummer: 030 / 221 911 004

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  3. Guten Tag ich habe eine frage, meine Tochter hat gearbeitet im Sommer als Kellnerin minijob und seit Oktober nicht mehr.. Jetzt hat gerade November ein neue Job angefangen und die alte haben sie nicht abgemeldet. Ich verstehe das Problem lieg auf die arbeigeber… was soll sie machen ??? danke

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    • Hallo,

      wir empfehlen Ihrer Tochter beim alten Arbeitgeber, die fehlende Abmeldebescheinigung, schriftlich mit einer Fristsetzung von 4 Wochen, anzufordern. Der Arbeitgeber ist verpflichtet bei Beschäftigungsende den Arbeitnehmer innerhalb von 6 Wochen abzumelden und die entsprechende Abmeldebescheinigung in Kopie auszuhändigen. Sollte vom Arbeitgeber nach Fristablauf keine Reaktion erfolgt sein, kann sich Ihre Tochter gern per E-Mail oder telefonisch an die Minijob-Zentrale wenden.

      Sie erreichen unser Service-Center montags bis freitags von 7:00 bis 17:00 Uhr unter der Telefonnummer 0355 2902 70799 oder per E-Mail unter minijob@minijob-zentrale.de.

      Freundliche Grüße

      Ihr Blog-Team der Minijob-Zentrale

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  4. Hallo ich habe eine Frage. Ich habe einen Minijob und arbeite dort an drei festen Tagen. Ich bin Alleinerziehende und muss daher in den Sommerferien drei Wochen Urlaub nehmen, da dann die Kita geschlossen ist. Mein Arbeitgeber möchte mir jetzt 18 Tage für die drei Wochen berechnen obwohl ich eigentlich nur an drei festen Tagen pro Woche arbeite. Ist das richtig so?

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    • Hallo Frau Woitzik,

      Sie haben Recht. Ihr Urlaubsanspruch richtet sich nach den Arbeitstagen die Sie in der Woche arbeiten. Bei einer Drei-Tage-Woche haben sie einen Mindestanspruch von 12 Urlaubstagen im Jahr.
      Ihr Arbeitgeber darf Ihnen somit nur 3 Urlaubstage pro Woche anrechnen.

      Mit freundlichen Grüßen

      Ihr Blog-Team der Minijob-Zentrale

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  5. Pingback: Für Sie da – Beratung rund um Minijobs | Die Minijob-Zentrale

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